Datenschutz

Verantwortlicher

WASTA Zwoi GmbH, Grefstraße 20, 70499 Stuttgart
kontakt@hubraum-events.de, 0711 769 751 60

Wozu wir dieses Portal betreiben

Das Portal zeigt Ihnen den Stand Ihrer eigenen Veranstaltungsanfrage beziehungsweise Buchung: Termin, vereinbarte Leistungen, Preise, Dokumente und Zahlungsstand. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Durchführung unseres Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Welche Daten verarbeitet werden

• Ihre Angaben zur Veranstaltung: Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Termin, Anlass, Personenzahl, gewünschte Leistungen
• daraus entstehende Unterlagen: Angebot, Mietvertrag, Rechnungen, Zahlungsstand
• Nachrichten, die Sie uns über das Portal schicken
• Angaben, die Sie hier selbst eintragen: Rechnungsanschrift, Gästezahl, gewünschte Zusatzleistungen
• eine Datei, die Sie hochladen: Ihr unterschriebener Mietvertrag
• technische Zugangsdaten: siehe die beiden folgenden Abschnitte

Was Sie hier selbst ändern können

Solange Ihr Termin noch nicht bestätigt ist, können Sie Ihre Gästezahl und die gewünschten Zusatzleistungen selbst angeben. Diese Angaben übernehmen wir unmittelbar in Ihren Vorgang, und Ihr Angebot wird mit den Preisen unserer Preisliste neu berechnet. Haben wir für Ihre Veranstaltung einen individuellen Preis vereinbart, bleibt dieser unverändert; wir sehen uns Ihren Wunsch dann persönlich an.

Bei der Terminbestätigung fragen wir Ihre Rechnungsanschrift ab. Wir brauchen sie für Mietvertrag und Rechnung; ohne vollständige Anschrift dürfen wir keine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Rechtsgrundlage ist jeweils die Durchführung unseres Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Termin, Uhrzeiten und Ihren Buchungsstatus ändert das Portal nicht. Eine Bestätigung oder ein Stornierungswunsch von Ihnen erzeugt bei uns einen Vermerk, den wir von Hand bearbeiten.

Hochgeladener Mietvertrag

Sie können Ihren unterschriebenen Mietvertrag als PDF hochladen. Die Datei enthält Ihre Unterschrift und Ihre Anschrift. Wir speichern sie außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses; sie ist nicht über eine erratbare Adresse erreichbar, sondern nur über Ihren geprüften Zugang und für uns als Vermieter. Zulässig sind ausschließlich PDF-Dateien; den Dateinamen vergeben wir selbst neu. Ein bereits hochgeladenes Exemplar überschreiben wir nicht.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung unseres Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den unterschriebenen Vertrag bewahren wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen auf.

Ihr persönlicher Zugangslink

Für den Zugang erzeugen wir eine zufällige Zeichenfolge und verschicken sie als Link an Ihre E-Mail-Adresse. Bei uns gespeichert wird nur ein Prüfwert dieser Zeichenfolge, nicht der Link selbst. Zusätzlich fragen wir beim ersten Öffnen das Datum Ihrer Veranstaltung ab, damit eine weitergeleitete E-Mail allein keinen Zugang verschafft.

Der Link ist zeitlich begrenzt gültig — mindestens bis zu Ihrer Veranstaltung und darüber hinaus für die Dauer der Abwicklung. Wir können ihn jederzeit zurückziehen; bitten Sie uns darum, wenn Sie ihn versehentlich weitergegeben haben.

Cookie

Nach dem Öffnen setzen wir ein technisch notwendiges Cookie (hubraum_portal), damit Sie nicht bei jedem Besuch erneut das Veranstaltungsdatum eingeben müssen. Es läuft nach 180 Tagen ab und enthält ausschließlich eine Sitzungskennung. Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und binden keine externen Dienste in diese Seiten ein. Über „Abmelden“ löschen Sie das Cookie sofort — sinnvoll auf fremden Geräten.

Protokollierung

Zu Ihrer Buchung halten wir fest, wann ein Zugang erzeugt, geöffnet oder zurückgezogen wurde, wann Dokumente abgerufen wurden und wann Sie uns eine Nachricht geschickt haben. Fehlversuche bei der Datumsabfrage werden gezählt, um Ausprobieren zu unterbinden; diese Zählung löschen wir nach sieben Tagen. Zweck ist die Sicherheit des Zugangs und die Nachvollziehbarkeit der Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Zusätzlich führt unser Hoster (IONOS SE) Zugriffsprotokolle: aufgerufene Seite, Verweisquelle, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Uhrzeit sowie die IP-Adresse in anonymisierter Form — sie wird bereits bei der Erhebung gekürzt und dient nur der groben Ortsbestimmung. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach acht Wochen gelöscht, nicht an Dritte weitergegeben und nicht in Drittstaaten übermittelt.

Der Hoster wertet diese Protokolle zusätzlich statistisch aus (IONOS WebAnalytics), um Besucherzahlen zu ermitteln. Das geschieht allein auf Grundlage der ohnehin anfallenden Serverprotokolle — ohne Cookies, ohne Zählpixel und ohne zusätzliches Skript in diesem Portal. Eine Zuordnung zu Ihrer Person ist uns nicht möglich.

Empfänger

Wir setzen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen arbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• IONOS SE, Montabaur — Betrieb der Anwendung, der Datenbank und der Dateiablage. Verarbeitung in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum.
• Google Ireland Ltd., Dublin — Führung unseres Veranstaltungskalenders. Übermittelt werden nur Termindaten, keine Rechnungs- oder Vertragsunterlagen und nichts aus diesem Portal.
• Für den Versand unserer E-Mails nutzen wir einen externen Anbieter für den Postausgang.

Eine Übermittlung Ihrer Daten zu Werbezwecken findet nicht statt. Ein Verkauf oder eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken erfolgt nicht.

Übermittlung in die USA

Bei der Kalenderführung ist davon auszugehen, dass Daten auch in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Betroffen sind ausschließlich Termindaten.

Wie lange wir speichern

• Zugangsdaten des Portals: bis zum Ablauf des Zugangs, anschließend gelöscht
• Rechnungen und rechnungsbegründende Unterlagen: zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• sonstige Vertragsunterlagen: bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dafür an kontakt@hubraum-events.de. Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.